Với khách lưu trú, thanh toán chỉ là một thao tác. Nhưng với khách sạn, mỗi khoản thu còn gắn với hàng loạt nghiệp vụ từ đặt phòng, đặt cọc, check-in, sử dụng dịch vụ đến hoàn tiền và đối soát.
Nếu hệ thống thanh toán và quản lý vận hành hoạt động tách rời, nhân viên phải cập nhật dữ liệu thủ công, làm tăng thời gian xử lý và nguy cơ sai lệch. Bài toán đặt ra vì vậy không chỉ là chấp nhận thêm thẻ, mã QR hay thanh toán trực tuyến, mà còn phải đưa dữ liệu giao dịch đi xuyên suốt toàn bộ quy trình vận hành.
Đó cũng là bài toán mà Ngân hàng TMCP Bản Việt (BVBank) tiên phong triển khai các giải pháp thanh toán từ nhu cầu thực tế của từng mô hình, từ những thương hiệu khách sạn quốc tế đến các cơ sở lưu trú vừa và nhỏ.
Khi thanh toán không còn là một điểm chạm độc lập
Trong mô hình vận hành truyền thống, hệ thống đặt phòng, quầy lễ tân, thiết bị thanh toán và bộ phận kế toán có thể hoạt động tương đối độc lập. Sau khi nhận thanh toán, nhân viên phải tiếp tục cập nhật thông tin lên phần mềm quản lý, kiểm tra chứng từ và đối chiếu với dữ liệu ngân hàng.
Quy trình này có thể đáp ứng nhu cầu cơ bản, nhưng khi số lượng phòng và giao dịch tăng lên, các thao tác thủ công dễ tạo ra độ trễ. Một khoản đặt cọc có thể chưa được ghi nhận kịp thời, giao dịch hoàn tiền phải kiểm tra qua nhiều bộ phận, trong khi kế toán mất thêm thời gian tổng hợp dữ liệu để đối soát cuối ngày.
Để giải quyết điểm đứt gãy này, BVBank hợp tác với Công ty TNHH Hospitality & Retail Systems (HRS), tích hợp giải pháp thanh toán của ngân hàng trực tiếp với OPERA Cloud PMS và Simphony.
Trong đó, OPERA Cloud PMS hỗ trợ các nghiệp vụ quản lý khách sạn như đặt phòng, hồ sơ khách hàng, nhận và trả phòng; còn Simphony quản lý giao dịch tại nhà hàng, quầy dịch vụ và các điểm bán hàng trong khách sạn.
Khi thanh toán được kết nối với 2 hệ thống này, toàn bộ quá trình giao dịch có thể được quản lý xuyên suốt từ đặt phòng, đặt cọc, check-in, sử dụng dịch vụ đến giữ tiền bảo đảm, thanh toán, hoàn tiền và quyết toán. Khách sạn đồng thời có thể chấp nhận nhiều phương thức như thẻ, mã QR và thanh toán trực tuyến trên cùng một quy trình kết nối.
Giá trị của sự tích hợp nằm ở chỗ: Dữ liệu giao dịch còn được đưa trực tiếp vào hệ thống vận hành, giúp lễ tân, bộ phận dịch vụ và kế toán cùng làm việc trên một nguồn thông tin thống nhất. Qua đó, khách sạn có thể giảm thao tác nhập liệu, rút ngắn thời gian đối soát và theo dõi doanh thu sát hơn theo từng giao dịch.
Giải pháp này đã được BVBank triển khai thực tế tại WorldHotels Long Beach Resort Phú Quốc. Trên nền tảng hợp tác với HRS, hai bên cũng định hướng mở rộng thêm các tiện ích như Pay by Link, thanh toán trực tuyến, chuyển đổi tiền tệ tại điểm thanh toán và thanh toán xuyên biên giới, hướng đến phục vụ thuận tiện hơn nhu cầu của khách quốc tế.
Qua đó, BVBank không chỉ cung cấp một công cụ nhận thanh toán, mà đang tạo ra kết nối giữa hạ tầng ngân hàng và hệ thống vận hành chuyên sâu của khách sạn.
DigiHotel đưa vận hành liền mạch đến các cơ sở lưu trú nhỏ
Số hóa ngành lưu trú không chỉ là câu chuyện của khách sạn cao cấp hay những chuỗi đang sử dụng hệ thống công nghệ quốc tế.
Với nhà nghỉ, homestay, villa và căn hộ dịch vụ, bài toán vận hành có thể bắt đầu từ những vấn đề gần gũi hơn: lịch đặt phòng nằm trên nhiều kênh, nhân viên phải kiểm tra chuyển khoản bằng tay, doanh thu được ghi chép riêng, còn chủ cơ sở khó theo dõi tình hình kinh doanh khi không có mặt trực tiếp.
Nếu hợp tác với HRS giúp BVBank kết nối thanh toán vào hệ thống vận hành của các khách sạn lớn và chuỗi khách sạn, DigiHotel tiếp tục mở rộng cách tiếp cận này đến những cơ sở lưu trú cần một nền tảng tích hợp sẵn, dễ sử dụng và phù hợp hơn với quy mô hoạt động.
DigiHotel đưa các nghiệp vụ quản lý phòng, vận hành và thanh toán về cùng một hệ thống. Chủ cơ sở có thể theo dõi lịch phòng, tình trạng đặt phòng, nhận và trả phòng, công việc dọn phòng, bảo trì cũng như thông tin khai báo lưu trú. Nền tảng còn hỗ trợ thiết lập giá phòng, theo dõi phòng trống và hạn chế tình trạng nhận đặt phòng vượt công suất.
Ở khâu thanh toán, DigiHotel tích hợp VietQR và QR động, SmartPOS, thanh toán trực tuyến cùng thiết bị Paysound thông báo giao dịch. Khi khách thanh toán, khoản thu có thể được xác nhận nhanh chóng và gắn với dữ liệu vận hành tương ứng, thay vì tồn tại như một giao dịch riêng lẻ trong tài khoản ngân hàng.
Dữ liệu sau đó tiếp tục được kết nối với hoạt động quản lý doanh thu, công nợ, thu – chi, sổ quỹ và đối soát. Thông qua các báo cáo cập nhật theo thời gian thực, chủ cơ sở có thể theo dõi giao dịch và hiệu quả kinh doanh từ xa, đồng thời phân quyền sử dụng cho từng nhân viên.
Với một cơ sở lưu trú quy mô nhỏ, giá trị của số hóa không nhất thiết nằm ở những công nghệ phức tạp. Đó có thể là việc không phải dò từng giao dịch chuyển khoản vào cuối ngày, biết chính xác phòng nào đã đặt cọc, theo dõi được doanh thu khi không có mặt và giảm sự phụ thuộc vào sổ sách thủ công.
Từ hợp tác với HRS đến DigiHotel, BVBank đang triển khai cùng một tư duy trên những quy mô khác nhau. Với khách sạn lớn, thanh toán được tích hợp vào các nền tảng quản lý quốc tế đang vận hành sẵn. Với nhà nghỉ, homestay, villa, căn hộ dịch vụ và các cơ sở lưu trú vừa và nhỏ, DigiHotel cung cấp một nền tảng kết nối từ quản lý phòng đến giao dịch và dòng tiền.
Khi những kết nối này ngày càng liền mạch, thanh toán không còn đơn thuần là bước cuối của một giao dịch. Nó trở thành một phần trong cách cơ sở lưu trú vận hành, quản lý doanh thu và phục vụ khách hàng.
